Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas del Proyecto “Cambio de oficina”

En ediciones anteriores habíamos compartido sobre el diseño de espacios de trabajo, el colocation y recomendaciones sobre distribución de oficinas. Luego de analizar el tema, procedimos a realizar nuestro cambio de oficina y aquí compartimos algunas lecciones aprendidas:

• Identificando a los stakeholder: Es importante asegurarse de identificar a todos los involucrados en el cambio de oficina para comprender las necesidades, sus expectativas e influencia en el proceso.
• Definiendo expectativas realistas: Un cambio siempre será bueno, pero es necesario dejar en claro cuáles son las expectativas que se podrán cumplir y cuáles no. Aquellas que no se puedan cubrir podrían quedar para implementarse por etapas.
• Manejar el cambio como un proyecto: Importantísimo. El cambio de oficina involucra stakeholders, tiene objetivos, un presupuesto, una fecha límite, depende en un alto porcentaje de proveedores y usualmente tiene riesgos que manejar… es un proyecto!
• Compartir la visión: Un cambio de oficina no se hace sin motivo. ¿Cuál es la razón del cambio? ¿Qué se espera mejorar y cómo? Compartir con el equipo la visión logrará que se involucren 100% con el cambio esperado.
• Proveedores son la base del cambio: Este tipo de proyecto depende en su mayoría de los proveedores. La empresa que transporta, la empresa que decora, la empresa que instala el cableado, etc. Todos deben estar claros de los objetivos, fechas de entrega y más que todo, de cómo deben trabajar entre ellos para lograr las metas.
• Riesgos identificados: En un cambio siempre habrá riesgos. Obligarán a replantear la fecha u hora de cambio, a contratar otro proveedor, etc. Hay que identificarlos y tener un plan B.
• Definir una fecha: Como en todo proyecto, es vital definir una fecha realista y no moverse de esa meta.
• La importancia del puesto de trabajo: Es necesario estudiar bien el puesto de trabajo de cada miembro del equipo. No esperará tener menos sino más: Más espacio, más iluminación, más comodidad. Un cambio siempre debe ser para mejor!
• Apoyarse en la gerencia y obtener compromiso: Un cambio de oficina requiere de cubrir constantemente gastos, pagos, etc. Además de que se requiere apoyo y delegación para tomar las decisiones rápido. La gerencia debe entender la complejidad de un cambio y asumir su rol.
• Check-list de infraestructura: Antes, durante y luego del cambio es necesario realizar un check-list completo que permita cubrir con aspectos como: conectividad, back ups, electricidad, instalación de servidores, instalación de red, etc. Este punto es el más crítico y requiere de supervisión y soporte de especialistas. Si no hay red, no habrá operación al día siguiente del cambio.

Lo anterior es una breve lista de sugerencias a compartir. Una planificación adecuada nos permitió cambiarnos en 2 días minimizando el tiempo “fuera de servicio” a pocas horas. Y aunque no tengo una encuesta formal de satisfacción, estoy seguro que ha sido un proyecto motivador para todos los participantes.

P.D.: Gracias Michael por las fotos

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