Lecciones Aprendidas

Evangelización de Stakeholders - Los proyectos los hacen las personas

Sergio Vásquez K., PMP, consultor chileno con experiencia en proyectos de Banca, comparte con este Café, su artículo “Evangelización de Stakeholders - Los proyectos los hacen las personas”. En el artículo, Sergio expone los problemas y causas más frecuentes identificados en proyectos dentro de su organización, y las lecciones que ha aprendido para superarlos.

Evangelización de Stakeholders - Los proyectos los hacen las personas
Por: Sergio Vásquez K., PMP

Gran parte del 2007 me tocó desempeñarme como Gerente de Tecnología del Banco Financiero del Perú. A principios del mismo año, estábamos haciendo una revisión de lecciones aprendidas de proyectos de Tecnología relevantes realizados durante el 2006.
Y una vez que analizamos la información, cuál sería nuestra sorpresa cuando nos dimos cuenta que el 80% de los problemas en los proyectos era atribuible sólo a 2 causas:

1. Definiciones Iniciales
2. Aparente falta de compromiso del usuario

Ejemplo de lecciones aprendidas debidas al punto 1:
Incidencia:

• Comentario realizado días previos al pase a producción ocasionó cambio de alcance en el proyecto

Lecciones aprendidas:

• Al inicio del proyecto se debe identificar a todos los interesados
• El alcance definido para el proyecto debe ser aceptado formalmente

Y un ejemplo de lecciones aprendidas relativas al punto 2:
Incidencia:

• Usuario da prioridad al Negocio antes que al Proyecto

Lecciones Aprendidas:

• Cronogramas del Proyecto deben ser aceptados formalmente
• Los recursos, incluyendo el tiempo de los usuarios, también deben ser asignados oficialmente, considerando planificaciones realistas. Ej: Saltarse los fines de mes si corresponde.

Y así obtuvimos un buen conjunto de lecciones aprendidas por el estilo. Y nos dimos cuenta que para mejorar el éxito en los proyectos no era suficiente hacer un programa para impartir conocimientos a nuestros Gerentes de Proyecto. Más bien, lo que teníamos que hacer era poner el foco en el 80%, como lo indica nuestro buen amigo Pareto.
Y de ahí nació la idea, ya no sólo de extenderlo al equipo de proyecto, sino que a todos aquellos que directa o indirectamente tenían alguna participación en los proyectos, como una forma de abordar integralmente la preparación mínima que deberían tener las personas que vayan a participar en un proyecto.
Con esto, ponemos el foco en las personas, que son quienes van a llevar adelante el proyecto, y ya dejamos de depender exclusivamente del heroico Jefe de Proyecto, porque esos días afortunadamente son cada vez más parte de la historia.

Entonces, La Evangelización de Stakeholders incluye:
Eventos, Talleres, Cursos y Exposiciones y consiste en propuestas diferenciadas a los siguientes grupos de personas:

a) Ejecutivos de la Alta Administración, incluyendo Gerentes Funcionales
b) Sponsors y candidatos
c) Jefes de Proyecto y candidatos
d) Stakeholders que vayan a formar parte de algún equipo de proyecto

Nota: La primera versión de este trabajo fue presentada en el 1er Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos, Lima, Perú, en Agosto 2007.
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Sobre el autor:
Sergio Vásquez K., PMP, es chileno, consultor de la empresa india TATA Consultancy Services y ha participado en proyectos de modernización operativo-tecnológica en Chile, Perú y ahora en Ecuador, con especialización en la banca. Sergio puede ser contactado a través de: sergio.vasquez@tcs.cl, svk007@gmail.com

Nota del Blog:
El Café de Joe agradece la contribución de Sergio e invita a todos los profesionales que deseen compartir sus experiencias y lecciones aprendidas a través de este espacio.

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