El Cafe de Joe | Blog para Project Managers sobre Direccion de Proyectos

Así sea una firma en papel o un mail enviando un “OK”, debe entenderse que la aprobación de un entregable en un proyecto es clave para continuar el proceso. Lastimosamente en el medio es común negarse, extender o evitar la aprobación “formal” por parte del cliente. ¿Por qué?

Tratando de ser objetivos podríamos establecer que la negación de una firma se deba a:

Por falta de Autoridad…

1. El Cliente (ya sea el jefe de proyecto, responsable, etc.) no tiene la autoridad formal y documentada otorgada por el superior
2. El Cliente, al no tener la autoridad o no conocer su rango de acción, redirecciona la responsabilidad de aprobación a un nivel superior
3. El Cliente, para asegurar una aprobación escrita, requiere del compromiso y aprobación de todos los involucrados dentro de su organización (esto implica mucho tiempo usualmente)

Por desconocimiento…

1. El Cliente no conoce lo que debe aprobar ( no sabe qué entregables son y qué aspectos debe cubrir)
2. El Cliente no entiende qué implica la aprobación y sus consecuencias en las siguientes etapas del proyecto
3. El Cliente no tiene una idea clara del Alcance del proyecto y la metodología a seguir
4. El Cliente desconoce del impacto por la falta de aprobación

Debido a todo lo anterior se podría resumir algunos temas a tener en cuenta:

• La demora en aprobaciones es un riesgo con altísima probabilidad, y con impacto en tiempos de entrega
• El Cliente requiere ser capacitado en sus responsabilidades hacia el proyecto y en la metodología a seguir
• Se debe dejar en claro que es necesaria una aprobación durante las etapas de desarrollo para asegurarnos todos los involucrados que se está realizando un proyecto acorde a lo establecido, y que existe el compromiso y acuerdo entre todas las partes.

Estimado Sr. Cliente: Entiendo que tenga temor a firmar un papel. Pero quizá es por desconocimiento. Para eso estamos, para explicarle y despejar cualquier duda. Pero también entienda que como proveedores si Ud. no aprueba el “plano de la casa” y la construimos sin la seguridad de que eso es lo que quiere, el impacto de esa decisión después podría ser muy grave para todos.