Cuando gestionamos un proyecto usualmente tenemos los dos ojos, la concentración, energía y toda nuestra capacidad involucrada en conseguir los objetivos necesarios. En ocasiones olvidamos mirar hacia afuera. Factores como el mercado, la economía hasta la política podrían afectar directamente nuestra misión si no estamos alertas.
Una habilidad expuesta en el artículo “21 Skills del Project Manager” hace referencia a la capacidad de estar alerta ante los factores externos que puedan afectar el proyecto, el equipo, y por ende, la consecución de los objetivos definidos. Estos factores puede ser variados y provienen de muchos frentes, requieren constante revisión y actualización por parte del Project Manager. Más allá de los aspectos tecnológicos o avances de la industria, hay que tener un ojo en temas como los siguientes:
Las Reglas del Juego
¿Existe alguna nueva ley que pueda afectar mi proyecto? En países como los de la región, donde en su mayoría existe inseguridad jurídica y constantes cambios de las reglas de juego es clave tener presente estos temas. En Ecuador, por ejemplo, estamos a las puertas de desarrollar una nueva Constitución. Habrá que identificar cómo podría afectar o beneficiar las decisiones que se tomen a los proyectos en vías de desarrollo. Otro ejemplo es la potencial decisión del gobierno de establecer una ley para la adquisición únicamente de software libre en las instituciones del estado. Una ley, una ordenanza, etc. puede afectar directamente el marco en el cual se desenvuelve nuestra iniciativa.
Los factores externos
El ambiente político no es un tema de agrado para muchos, (me incluyo) pero todos saben que una decisión puede afectar directamente cualquier emprendimiento. ¿Quién toma las decisiones? ¿Quién podría ejercer presión? Son algunas de las preguntas a contestar.
Los temas relacionados a la economía: inflación, tasas de interés, acceso a préstamos, inestabilidad monetaria, etc. son aspectos influyentes. Los proyectos requieren de recursos y se proyectan beneficios en determinados escenarios, por ende, se deben reevaluar de acuerdo a las condiciones del clima económico.
Los tópicos relacionados a medio ambiente cada día cobran más fuerza debido a los resultados evidentes en la naturaleza. Las decisiones que se tomen a corto, mediano y largo plazo podrán influir en un sinnúmero de iniciativas. Los temas medioambientales, así como los efectos de la naturaleza son variables que de deben contemplar en los proyectos, y que en muchos se los asumen como riesgos.
Actores nuevos o no identificados
A pesar de la identificación inicial de los stakeholders, podría suceder que se involucren durante el desarrollo nuevos actores. Esto también viene de la mano de los temas políticos. Nueva instituciones, nuevos directivos, nuevos organizaciones, etc. En países con inestabilidad política, los cambios en las reglas de juego y actores, son una constante.
El mercado
¿Ha sucedido algo en el mercado que pueda hacer que mi proyecto ya no sea necesario? ¿Un nuevo producto? ¿Un nuevo competidor? ¿Una tecnología reciente? Tener un ojo en el mercado nos podrá ayudar a identificar amenazas u oportunidades que puedan afectar el proyecto. El mercado es un aspecto del cual no debemos descuidarnos.
Si bien es cierto el Project Manager tiene su marco de acción enfocada en el correcto desarrollo del proyecto, es también cierto, que debe estar atento a las amenzas o beneficios que puedan representar los factores externos. En resumen, hay que tener un ojo dentro y otro fuera del proyecto, para estar alertas.
...estamos conversando sobre
Joe,
Es responsabilidad del Gerente del Proyecto (y yo incluiría a los Patrocinadores) velar por una efectiva administración de los riesgos buena parte de los cuales como indicas en tu post surgen de factores externos que pueden afectar positiva o negativamente en los objetivos del proyecto.
Esta administración como mínimo debe incluir la identificación, análisis de impacto y definición de acciones preventivas y correctivas.
Con un ojo adentro y otro fuera del proyecto, y al dormir con un ojo bien abierto, no se sabe donde ¡¡saltara la liebre!!.
Gracias Joe un interesante post.
DiegoFernando
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Efectivamente todos los proyectos tiene numerosos riesgos y cuento más larga se ejecución es más habrá y mayor probabilidad de que pasen tendremos.
Todos estas áreas que mencionas son fuentes de riesgos. Y para todas ellas el PM debería haber evaluado la probabilidad de ocurrir y tener preparado de antemano un plan de contingencia.
¿Muy bonito, verdad?
Pues esto yo no lo he visto nunca. Bueno, al menos en proyectos tecnológicos de menos de 12 meses. Colegas míos del área industrial y de automatización si que dedican mucho tiempo a esto y trato de aprender de ellos pero en mi entorno la detección de riesgos es muy escasa y los planes de contingencia son de risa en muchas ocasiones.
Lo correcto es tener un “plan de proyecto” en el que ya estén incluidas las acciones a realizar si ocurre alguna de las circunstancias de riesgos identificadas. (casi que lo he copiado de algún libro …)
Pero ¿Eso cómo se hace? Digamos que en un proyecto uno de los riesgos sea un cambio regulatorio que requiera un importante cambio en los requerimiento del proyecto. ¿Que podemos hacer?
Bueno está claro que si no hay ni noticias de ese posible cambio difícilmente el PM lo habría tenido en consideración. Supongamos que si se sabe que la normativa se está revisando y por tanto que algo puede suceder. Incluiremos en la relación de riesgos esta posibilidad y trataremos de proponer un plan de acción y el coste que representaría ¿Pero si no sabemos qué habrá cambiado no qué habrá que hacer?!!
Cuando los riesgos son muy concretos y claros todo es fácil de preparar, casi que no son ni riesgos porque se incluyen en el plan de trabajo como una cuestión más pero si sin grandes o con un impacto no medible de antemano la cosa se complica.
Y dormir, lo que se dice dormir, mejor hacerlo con lo ojos cerrados y descansar que mañana nos va a hacer falta ;).
Gracias Diego y Lboisset por los aportes. Efectivamente, estoy de acuerdo en nombrar que todo lo anterior son RIESGOS, pero son aquellos a los cuales en un proyecto de tecnología, no les tomamos mucha atención.
El post diría que es mas un “llamado de atención” para ver hacia afuera. Las noticias, el internet, los medios, etc. siempre están diciendo algo que podría afectar alguna iniciativa que estemos haciendo.
Usualmente (me incluyo) nos preocupamos del impacto a nivel tecnológico (un nuevo lenguaje, una nueva herramienta, etc.) pero olvidamos que una noticia o decreto que firme el presidente podría mandarnos abajo unn proyecto de 12 meses.
(ups.. aqui no se habla de política…jajaja)
Saludos