Lecciones Aprendidas

Cuando el riesgo en el Proyecto es la ausencia imprevista del Project Manager

Una de las actividades que realiza el Project Manager junto a su equipo es identificar aquellos eventos que puedan ser una amenaza u oportunidad para alcanzar los objetivos del proyecto (costos, tiempo, calidad). Las actividades para identificar, calificar, seleccionar y mitigar riesgos son constantes durante todo el proyecto. Desde el inicio hasta el final. Pero es usual que dentro de esos escenarios eventuales no se prevea la ausencia imprevista del Project Manager. Pues si… el PM también es un riesgo.

En días pasados un colega PM se ausentó de manera sorpresiva y obviamente no planificada. El PM se convirtió en un riesgo no identificado. Tampoco sabíamos cuando se reincorporaría. Urgentemente el PM seleccionado, para hacerse responsable, debe obtener información de manera rápida sobre:

• ¿Qué es el proyecto?
• ¿Quién es el cliente?
• ¿Cuál es el estatus actual?
• ¿Quién está en el equipo y qué está haciendo?
• ¿Qué compromisos hay con el cliente? ¿Qué se le debe entregar?
• ¿Cuáles son las fechas importantes?

La situación anterior se logra mitigar en gran medida tomando algunas acciones prioritarias, tales como:

1. Tener un back up: En el caso de que falle el PM asignado, alguien pueda asimilar la situación y tomar decisiones. (En una organización donde existe una PMO es un poco más fácil porque se puede delegar.)
2. Estatus del Proyecto a la mano: Con un documento que indique cuales son las actividades realizadas, las próximas, los hitos por concluir y el avance del proyecto, el PM que tome el mando podrá tener una idea de qué sucedió y deberá suceder en las próximos días.
3. Folder físico: En una carpeta (así como lo recomienda el artículo “Herramientas esenciales para el PM”) se tiene acceso a las actas de reunión, aprobaciones, documento de Alcance, etc.
4. Los archivos digitales ordenados: Saber donde están los archivos, documentos aprobados, información del proyecto, etc. ayudará a identificar cualquier fuente de información necesaria. (Algún documento de apoyo que describa esta organización será de ayuda)
5. Mails accesibles: Tener acceso a los mails del proyecto para poder verificar la información vital del proyecto, comunicaciones, aprobaciones, etc.
6. Cronograma público: Teniendo acceso al cronograma se podrá saber qué se ha hecho, que se está haciendo y cuáles son los hitos.
7. Confianza en el equipo: Este tema es vital. El equipo sabe perfectamente qué está haciendo y que mejor que ellos para ayudar dentro de la organización. Una reunión con el equipo para evaluar la situación y tomar medidas solucionará muchos inconvenientes.
8. Actitud del PM: El PM debe saber que en algún momento puede faltar y debe organizar las cosas de tal forma que puedan ser accesibles y entendibles por alguien más.

Una lección aprendida para la próxima ocasión!

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