En este Café no sólo se presentan noticias, artículos, sino también dudas para debatir. Muchas veces me he preguntado esto y no he encontrado respuestas. Este es el espacio para que ustedes compartan sus experiencias en este tema.
En el proceso de desarrollo de cualquier producto, servicios o solución se generan un sinnúmero de documentos. Cada documento tiene una función específica, pero son entes vivos, y por ende, hay que darles la vida que les corresponde. En algunos casos todo comienza con una Propuesta de Proyecto, o un simple listado de requerimientos. Luego va tomando forma a un Alcance de Proyecto. A éste, se le adjunta el famoso y tan completo Project Plan con su variado espectro de documentos anexos (costo, cronograma, recursos, etc.) No podemos olvidar al infaltable listado de riesgos. Por el mundo del software, también se tiene en cuenta la documentación técnica de la solución: diagramas de base de datos, componentes, y un sinfín más.
Y cuando hay un cambio… cuando se amplía el proyecto… ¿Cómo hago para no volverme loco? ¿Cómo logro cambiar algo si todos estos documentos son entes vivos y dependen uno de otro? ¿Cómo logro hacer mi trabajo óptimo manteniendo todo sincronizado y actualizado? ¿Será por eso que más de uno odia la palabra “documentación”?
¿Qué creen?
...estamos conversando sobre
Hola,
En primer lugar me gustaría felicitarte por el blog. Lo considero un blog de referencia para todo aquel que este interesado en la gestión de proyectos y equipos de trabajo.
Con respecto al problema para mantener los documentos vivos, sincronizados y actualizados, la clave esta en crear un buen repositorio de conocimiento.
Pero cuáles son las claves para crear un buen repositorio de conocimiento?
Crear un buen sistema o procesos de actualización, mantener al equipo o implicados bien informados en cuanto a la utilización y las normas del repositorio, crear una figurar responsable del repositorio.
Seria realmente interesante que entre todos pudieramos profundizar más en las técnicas y procesos que serian necesarias para conseguirlo.
Un saludo, y de nuevo felicidades por el blog
Hola Joe,
Mantener vivos los documentos del proyecto es bien trabajoso (y a veces tedioso). El calendario de proyectos (MS project en mi caso) es lo mas interesante. Hay un libro que lei para mantener vivo al project schedule. Son cerca de 800 hojas pero vale la pena. (Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: Uyttewall)
En cuanto a la sincronización de documentos, todo depende de los recursos tecnológicos que tengas para dicho proyecto y qué tan grande sea el proyecto. A veces con Project Server se hace la vida un poco mas fácil, pero igual es tedioso. Estoy seguro que debe haber herramientas de software que mantengan sincronizados los cambios en los documentos - pero debe costar mucho.
Puesto que como project manager, tú decides qué documentos y qué knowledge areas aplican a tu proyecto. Mientras más conciso tengas tus documentos, mejor para ti. Un senior project manager me dijo una vez… Uno tiene que aplicar la regla KISS (keep it simple stupid)…un dicho muy conocido aca en US.
Si alguien encuentra un programa opensource para mantener sincronizados los documentos del proyecto, sería genial. Yo he buscado pero no hay.
Saludos
Wladimir
Gracias Sokrates:
Leyendo tu comentario, específicamente en la parte de “tener un sistema de actualización”, se me vino a la mente el tener una especie de diagrama que represente la interconexión entre los documentos para mantener la integridad y sincronización.
Quiero decir que por ejemplo, un cambio en un requerimiento cambia el Alcance, y luego cambia el Diseño de la Solución, y luego cambia las Especificaciones Funcionales, etc. etc. Si se tiene visualmente un sistema que identifique que si haces un cambio debe cambiar en otro, al menos podría ayudar.
Gracias por tu aporte.
Saludos, José.
Wladimir, gracias por esa frase tan apropiada. Creo que en ocasiones nos gusta complicarnos la vida. Soy uno de esos! (jajaja)
El uso del MS Project Server integrado con Sharepoint me ha servidor para el tema de compartir documentos, colaboración, etc.
Creo que en algún lado debe haber algo que permita hacer más fácil la sincronización entre documentos.
Es que al final del día tienes tantos documentos que se integran que es muy complicado tener todos actualizados: Cronograma, Alcance, Projec Plan, Riesgos, etc.. etc..
Gracias por el aporte!
Hola Joe,
No tengo la solución pero me consuela ver que no estoy solo en esto. Y que ni mucho menos es un mal exclusivo de los proyectos TI.
Reflexionando sobre el el tema en cuestión encuentro que es precisamente por estas cuestiones que me he tirado de lleno desde hace unos meses a evaluar y buscar su utilidad a todos las aplicaciones e ideas Web2.0
Pienso que quizá lo que falla es el origen de base, el “documento”. Tenemos siempre documentos autónomos que sincronizar. ¿No podríamos construir un sistema basado en tags y/o Wiki donde registrar la información del proyecto y que este “generase” los documentos en base a los tags y la estructura wiki y algo más?
De esta forma no tienes que sincronizar, sólo actualizar lo que ha cambiado indicando adecuadamente los tags.
No he llegado nunca a montar para el ProjectServer ni el SharePoint que se han mencionado por lo que no sé hasta que punto se hacercan a esto (he leido que el proximo SherePoint tra wikis y blogs) pero me temo que por muchas tags siguen siendo documentos enteros.
Insisto, yo estoy buscando soluciones sobre estos nuevos paradigmas y cuestiono todo lo precedente. En este sentido vienen al caso los comentarios de Morgan Stanley referenciados tic616 en http://tikitak.blogspot.com/2007/09/workday-un-erp-19.html ¿Cómo van a cambiar los procesos de negocio y las aplicaciones cuando entren en el mercado laboral todos los jóvenes qué solo han conocido una relación con las TI a través de relaciones tipicamente Web2.0 Yo la viví en MSDOS (y a veces lo añoro de verdad) pero ellos “cambiaran” las cosas si no las hemos cambiado nosotros antes.
(ya me he pasado
)
No se si ya habíais pensado ir por ese camino.
Me encanta tu blog y me parece buenísima la idea de lboisset para tener todo sincronizado.
Hola,
voy a dejar este primer comentario, en esta nota ya un tanto vieja, pues desde aquí empezaré mi recorrido del blog. Me sumo a las muchas felicitaciones el blog me parece excelente (siempre lo he mirado muy por encima pero ahora me propuse leer detenidamente y analizar cada nota). Te agradezco el esfuerzo por mantenerlo vivo.
Saludos
Sep… Razon tienen en que hace falta alguna herramienta relacionadora e integradora…En el PMBook estan las claves de como estan relacionadas entradas y salidas de procesos solo falta alguien que se arremangue para establecer por software las relaciones, la configuración para seleccionar cuales documentos utilizar o no y de esa forma el entorno grafico nos podria “guiar” sobre la cascada de cambios que deben tenerse en cuenta. Por otro lado creo que hace justamente a la pericia de cada PM parte de este aspecto.