Comments on: ¿Cómo hago para mantener los documentos vivos, sincronizados y actualizados? http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/ Un blog sobre Experiencias, lecciones aprendidas, tecnicas, herramientas y mejores practicas de project managers en direccion de proyectos. De Irwin Jose Franco en Guayaquil, Ecuador Sat, 11 Oct 2008 13:44:01 +0000 http://wordpress.org/?v=2.6.2 By: Ruben Villa http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-1020 Ruben Villa Wed, 02 Jul 2008 00:02:55 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-1020 Sep... Razon tienen en que hace falta alguna herramienta relacionadora e integradora...En el PMBook estan las claves de como estan relacionadas entradas y salidas de procesos solo falta alguien que se arremangue para establecer por software las relaciones, la configuración para seleccionar cuales documentos utilizar o no y de esa forma el entorno grafico nos podria "guiar" sobre la cascada de cambios que deben tenerse en cuenta. Por otro lado creo que hace justamente a la pericia de cada PM parte de este aspecto. Sep… Razon tienen en que hace falta alguna herramienta relacionadora e integradora…En el PMBook estan las claves de como estan relacionadas entradas y salidas de procesos solo falta alguien que se arremangue para establecer por software las relaciones, la configuración para seleccionar cuales documentos utilizar o no y de esa forma el entorno grafico nos podria “guiar” sobre la cascada de cambios que deben tenerse en cuenta. Por otro lado creo que hace justamente a la pericia de cada PM parte de este aspecto.

]]> By: Arieru http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-1012 Arieru Fri, 27 Jun 2008 23:19:41 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-1012 Hola, voy a dejar este primer comentario, en esta nota ya un tanto vieja, pues desde aquí empezaré mi recorrido del blog. Me sumo a las muchas felicitaciones el blog me parece excelente (siempre lo he mirado muy por encima pero ahora me propuse leer detenidamente y analizar cada nota). Te agradezco el esfuerzo por mantenerlo vivo. Saludos Hola,
voy a dejar este primer comentario, en esta nota ya un tanto vieja, pues desde aquí empezaré mi recorrido del blog. Me sumo a las muchas felicitaciones el blog me parece excelente (siempre lo he mirado muy por encima pero ahora me propuse leer detenidamente y analizar cada nota). Te agradezco el esfuerzo por mantenerlo vivo.

Saludos

]]> By: blc.glz http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-129 blc.glz Sat, 22 Sep 2007 16:38:38 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-129 Me encanta tu blog y me parece buenísima la idea de lboisset para tener todo sincronizado. Me encanta tu blog y me parece buenísima la idea de lboisset para tener todo sincronizado.

]]> By: Procesos de negocio, ERP, CRM y la web 2.0 « lboisset’s Weblog http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-128 Procesos de negocio, ERP, CRM y la web 2.0 « lboisset’s Weblog Thu, 20 Sep 2007 22:01:33 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-128 [...] dirección de proyectos y sus necesidades viene al caso el artículo detonante de este mío en el Café de Joe sobre sincronización de los documentos. ¿Por qué no lo tiramos todo por la ventana y lo pensamos [...] [...] dirección de proyectos y sus necesidades viene al caso el artículo detonante de este mío en el Café de Joe sobre sincronización de los documentos. ¿Por qué no lo tiramos todo por la ventana y lo pensamos [...]

]]> By: lboisset http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-127 lboisset Thu, 20 Sep 2007 20:33:17 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-127 Hola Joe, No tengo la solución pero me consuela ver que no estoy solo en esto. Y que ni mucho menos es un mal exclusivo de los proyectos TI. Reflexionando sobre el el tema en cuestión encuentro que es precisamente por estas cuestiones que me he tirado de lleno desde hace unos meses a evaluar y buscar su utilidad a todos las aplicaciones e ideas Web2.0 Pienso que quizá lo que falla es el origen de base, el "documento". Tenemos siempre documentos autónomos que sincronizar. ¿No podríamos construir un sistema basado en tags y/o Wiki donde registrar la información del proyecto y que este "generase" los documentos en base a los tags y la estructura wiki y algo más? De esta forma no tienes que sincronizar, sólo actualizar lo que ha cambiado indicando adecuadamente los tags. No he llegado nunca a montar para el ProjectServer ni el SharePoint que se han mencionado por lo que no sé hasta que punto se hacercan a esto (he leido que el proximo SherePoint tra wikis y blogs) pero me temo que por muchas tags siguen siendo documentos enteros. Insisto, yo estoy buscando soluciones sobre estos nuevos paradigmas y cuestiono todo lo precedente. En este sentido vienen al caso los comentarios de Morgan Stanley referenciados tic616 en http://tikitak.blogspot.com/2007/09/workday-un-erp-19.html ¿Cómo van a cambiar los procesos de negocio y las aplicaciones cuando entren en el mercado laboral todos los jóvenes qué solo han conocido una relación con las TI a través de relaciones tipicamente Web2.0 Yo la viví en MSDOS (y a veces lo añoro de verdad) pero ellos "cambiaran" las cosas si no las hemos cambiado nosotros antes. (ya me he pasado :-( ) No se si ya habíais pensado ir por ese camino. Hola Joe,

No tengo la solución pero me consuela ver que no estoy solo en esto. Y que ni mucho menos es un mal exclusivo de los proyectos TI.

Reflexionando sobre el el tema en cuestión encuentro que es precisamente por estas cuestiones que me he tirado de lleno desde hace unos meses a evaluar y buscar su utilidad a todos las aplicaciones e ideas Web2.0

Pienso que quizá lo que falla es el origen de base, el “documento”. Tenemos siempre documentos autónomos que sincronizar. ¿No podríamos construir un sistema basado en tags y/o Wiki donde registrar la información del proyecto y que este “generase” los documentos en base a los tags y la estructura wiki y algo más?

De esta forma no tienes que sincronizar, sólo actualizar lo que ha cambiado indicando adecuadamente los tags.

No he llegado nunca a montar para el ProjectServer ni el SharePoint que se han mencionado por lo que no sé hasta que punto se hacercan a esto (he leido que el proximo SherePoint tra wikis y blogs) pero me temo que por muchas tags siguen siendo documentos enteros.

Insisto, yo estoy buscando soluciones sobre estos nuevos paradigmas y cuestiono todo lo precedente. En este sentido vienen al caso los comentarios de Morgan Stanley referenciados tic616 en http://tikitak.blogspot.com/2007/09/workday-un-erp-19.html ¿Cómo van a cambiar los procesos de negocio y las aplicaciones cuando entren en el mercado laboral todos los jóvenes qué solo han conocido una relación con las TI a través de relaciones tipicamente Web2.0 Yo la viví en MSDOS (y a veces lo añoro de verdad) pero ellos “cambiaran” las cosas si no las hemos cambiado nosotros antes.

(ya me he pasado :-( )

No se si ya habíais pensado ir por ese camino.

]]> By: Joe http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-126 Joe Fri, 07 Sep 2007 00:45:27 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-126 Wladimir, gracias por esa frase tan apropiada. Creo que en ocasiones nos gusta complicarnos la vida. Soy uno de esos! (jajaja) El uso del MS Project Server integrado con Sharepoint me ha servidor para el tema de compartir documentos, colaboración, etc. Creo que en algún lado debe haber algo que permita hacer más fácil la sincronización entre documentos. Es que al final del día tienes tantos documentos que se integran que es muy complicado tener todos actualizados: Cronograma, Alcance, Projec Plan, Riesgos, etc.. etc.. Gracias por el aporte! Wladimir, gracias por esa frase tan apropiada. Creo que en ocasiones nos gusta complicarnos la vida. Soy uno de esos! (jajaja)

El uso del MS Project Server integrado con Sharepoint me ha servidor para el tema de compartir documentos, colaboración, etc.

Creo que en algún lado debe haber algo que permita hacer más fácil la sincronización entre documentos.

Es que al final del día tienes tantos documentos que se integran que es muy complicado tener todos actualizados: Cronograma, Alcance, Projec Plan, Riesgos, etc.. etc..

Gracias por el aporte!

]]> By: Joe http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-125 Joe Fri, 07 Sep 2007 00:36:27 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-125 Gracias Sokrates: Leyendo tu comentario, específicamente en la parte de "tener un sistema de actualización", se me vino a la mente el tener una especie de diagrama que represente la interconexión entre los documentos para mantener la integridad y sincronización. Quiero decir que por ejemplo, un cambio en un requerimiento cambia el Alcance, y luego cambia el Diseño de la Solución, y luego cambia las Especificaciones Funcionales, etc. etc. Si se tiene visualmente un sistema que identifique que si haces un cambio debe cambiar en otro, al menos podría ayudar. Gracias por tu aporte. Saludos, José. Gracias Sokrates:

Leyendo tu comentario, específicamente en la parte de “tener un sistema de actualización”, se me vino a la mente el tener una especie de diagrama que represente la interconexión entre los documentos para mantener la integridad y sincronización.

Quiero decir que por ejemplo, un cambio en un requerimiento cambia el Alcance, y luego cambia el Diseño de la Solución, y luego cambia las Especificaciones Funcionales, etc. etc. Si se tiene visualmente un sistema que identifique que si haces un cambio debe cambiar en otro, al menos podría ayudar.

Gracias por tu aporte.

Saludos, José.

]]> By: Wladimir Juna http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-124 Wladimir Juna Sat, 01 Sep 2007 03:41:41 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-124 Hola Joe, Mantener vivos los documentos del proyecto es bien trabajoso (y a veces tedioso). El calendario de proyectos (MS project en mi caso) es lo mas interesante. Hay un libro que lei para mantener vivo al project schedule. Son cerca de 800 hojas pero vale la pena. (Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: Uyttewall) En cuanto a la sincronización de documentos, todo depende de los recursos tecnológicos que tengas para dicho proyecto y qué tan grande sea el proyecto. A veces con Project Server se hace la vida un poco mas fácil, pero igual es tedioso. Estoy seguro que debe haber herramientas de software que mantengan sincronizados los cambios en los documentos - pero debe costar mucho. Puesto que como project manager, tú decides qué documentos y qué knowledge areas aplican a tu proyecto. Mientras más conciso tengas tus documentos, mejor para ti. Un senior project manager me dijo una vez... Uno tiene que aplicar la regla KISS (keep it simple stupid)...un dicho muy conocido aca en US. Si alguien encuentra un programa opensource para mantener sincronizados los documentos del proyecto, sería genial. Yo he buscado pero no hay. Saludos Wladimir Hola Joe,

Mantener vivos los documentos del proyecto es bien trabajoso (y a veces tedioso). El calendario de proyectos (MS project en mi caso) es lo mas interesante. Hay un libro que lei para mantener vivo al project schedule. Son cerca de 800 hojas pero vale la pena. (Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2003: Uyttewall)

En cuanto a la sincronización de documentos, todo depende de los recursos tecnológicos que tengas para dicho proyecto y qué tan grande sea el proyecto. A veces con Project Server se hace la vida un poco mas fácil, pero igual es tedioso. Estoy seguro que debe haber herramientas de software que mantengan sincronizados los cambios en los documentos - pero debe costar mucho.

Puesto que como project manager, tú decides qué documentos y qué knowledge areas aplican a tu proyecto. Mientras más conciso tengas tus documentos, mejor para ti. Un senior project manager me dijo una vez… Uno tiene que aplicar la regla KISS (keep it simple stupid)…un dicho muy conocido aca en US.

Si alguien encuentra un programa opensource para mantener sincronizados los documentos del proyecto, sería genial. Yo he buscado pero no hay.

Saludos
Wladimir

]]> By: Sokrates http://www.elcafedejoe.com/2007/08/16/%c2%bfcomo-hago-para-mantener-los-documentos-vivos-sincronizados-y-actualizados/#comment-123 Sokrates Wed, 29 Aug 2007 10:17:26 +0000 http://elcafedejoe.com/?p=83#comment-123 Hola, En primer lugar me gustaría felicitarte por el blog. Lo considero un blog de referencia para todo aquel que este interesado en la gestión de proyectos y equipos de trabajo. Con respecto al problema para mantener los documentos vivos, sincronizados y actualizados, la clave esta en crear un buen repositorio de conocimiento. Pero cuáles son las claves para crear un buen repositorio de conocimiento? Crear un buen sistema o procesos de actualización, mantener al equipo o implicados bien informados en cuanto a la utilización y las normas del repositorio, crear una figurar responsable del repositorio. Seria realmente interesante que entre todos pudieramos profundizar más en las técnicas y procesos que serian necesarias para conseguirlo. Un saludo, y de nuevo felicidades por el blog Hola,

En primer lugar me gustaría felicitarte por el blog. Lo considero un blog de referencia para todo aquel que este interesado en la gestión de proyectos y equipos de trabajo.

Con respecto al problema para mantener los documentos vivos, sincronizados y actualizados, la clave esta en crear un buen repositorio de conocimiento.

Pero cuáles son las claves para crear un buen repositorio de conocimiento?

Crear un buen sistema o procesos de actualización, mantener al equipo o implicados bien informados en cuanto a la utilización y las normas del repositorio, crear una figurar responsable del repositorio.

Seria realmente interesante que entre todos pudieramos profundizar más en las técnicas y procesos que serian necesarias para conseguirlo.

Un saludo, y de nuevo felicidades por el blog

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