El Cafe de Joe | Blog para Project Managers sobre Direccion de Proyectos

El Project Manager es un profesional en la dirección de proyectos que requiere de experiencia, conocimientos, metodologías, herramientas y habilidades para desempeñar sus funciones y alcanzar de forma óptima los objetivos de los proyectos. En esta ocasión trataremos ciertas herramientas esenciales propuestas por Gary Rosenfeld, PMP, MCSE, para ser un Project Manager en la práctica, y no sólo en la teoría.

Artículo traducido con autorización del blog (IT Project Guy), Título original “IT PM Essentials Top 10 List”

Los libros exponen marcos de trabajo y metodologías, y filosofan en temas como gestión de riesgos y control de calidad. Pero, cuando tienes un proyecto en frente, ¿cuáles son las herramientas esenciales del Project Manager? Aquí mí listado sin orden específico:

• Libro del Proyecto: Consigue una de esas carpetas (folders) de 3 anillos con las respectivas divisiones plásticas de colores. Mantener una copia en papel actualizada de los entregables del proyecto es útil para el Project Manager para realizar consulta durante reuniones o llamadas. Las divisiones podrán ser: Project Plan, Bitácora de Incidencias, Información de Proveedores, Documentos técnicos, Diagramas y Actas de Reunión. Esto no elimina la necesidad de tener una versión electrónica igualmente bien organizada y estructurada, en el repositorio de la empresa.

• Bitácora de Riesgos: Hazlo tan avanzado o sencillo cómo lo desees, en el fondo es un listado de cosas que podrían generar un efecto negativo en la triple restricción del proyecto (tiempo, recursos y alcance). Existen muchas formas para documentar un riesgo. Para mí, raramente se vuelve algo más complejo que identificar cuál es el riesgo, determinar una probabilidad (Alta, media, baja) y un impacto (alto, medio y bajo). Se establece un Plan de Mitigación para aquellos riesgos que tengan media o alta probabilidad y medio o alto impacto. Las acciones del plan deben incluirse como actividades en el WBS.

• Bitácora de Incidencias: Las incidencias son eventos o ítems que aparecen durante la vida del proyecto. Las incidencias son generalmente asuntos que requieren una resolución o pueden representar riesgos pendientes o riesgos ocurridos. Nuevamente, Ud. decide el formato de la bitácora. La clave está en documentar las incidencias, el propietario quien tendrá asignada la incidencia y la fecha estimada de resolución.

• Informe de Estatus o Avance del Proyecto: Podría desarrollar (o pedir prestado) una plantilla del Informe de Estatus del Proyecto para ser usado en todos sus proyectos. Dependiendo de la tranquilidad en que se desarrollo el proyecto, el estatus podría ser generado semanal o quincenalmente. El contenido del Reporte de Avance debería incluir como mínimo: Estatus global del Proyecto, Tareas completadas desde el reporte anterior, incidencias relevantes, incidencias resueltas desde el último reporte e información sobre desenvolvimiento del equipo de desarrollo.

• Agenda y Actas de Reunión: Las planificación efectiva de una reunión depende de proveer una agenda. Ésta puede ser tan informal como un correo electrónico con un listado, o tan formal con documento organizado por tópicos, responsables y tiempo para cada tema. El objetivo de la agenda es proveer a los participantes con la adecuada anticipación qué tema se discutirán para tener oportunidad de prepararse previamente. Otro objetivo es poder capturar las decisiones claves, los acuerdos, las incidencias, entre otros que son importantes para los registros del proyecto.

• WBS – Work Breakdown Structure (Estructura Detalla del Trabajo): Considero que el WBS es más importante que el cronograma. La razón de esto, es que si está realizado de la forma correcta, la WBS captura gráficamente el entendimiento del equipo del proyecto sobre las actividades que deberán desarrollar. Es importante enfatizar que la creación del WBS es una actividad de todo el equipo, y no sólo del Project Manager. Usualmente el PM se siente confortable en realizarlo, pero debería ser como una estructura tentativa. Cuando se busca el compromiso del equipo es necesario que el equipo se involucre en la definición de trabajo por realizar.

• Alcance del Proyecto: No se preocupe, no vamos a hablar de toda la “metodología”. La razón de incluir el Alcance del Proyecto dentro de este listado es debido a que tener una definición clara, aprobada y entendida por todos los miembros de equipo, sobre lo que está y no está incluido en el proyecto, es un factor crítico de éxito. Estos son los límites del proyecto. Muchos proyectos fallan justamente por falta de límites no definidos. ¿Qué vamos y qué no vamos a hacer? ¿Qué sistemas incluye o no incluyen? ¿Qué recursos están o no involucrados?, etc.

• Objetivos de Proyectos: Los objetivos son declaraciones específicas que describen las cosas que el proyecto debe alcanzar. Al definir los objetivos es recomendable usar el modelo SMART (Específicos, Medibles, Asignables, Realistas y con Tiempo asignado. Medir los objetivos con el modelo SMART permite determinar que incluyan todos los elementos necesarios. Todo lo anterior, debido a que un factor clave de éxito del proyecto es determinar si se han alcanzado los objetivos.

• Lista de tareas o To-do List: Mantener un registro de todas aquellas pequeñas cosas que requieren seguimiento podría ser muy difícil. Podrían ser asuntos tan pequeños que no sean incluidos en el WBS, o poco significantes como para ser manejados como incidentes o riesgos. En este listado se incluyen las cosas del Project Manager de su día a día que requiere ser registradas. Llamadas, comentarios, etc. pueden ser registrados. Para esto se puede usar el MS Outlook, una PDA, una hoja de cálculo, una hoja de papel en un planificador diario. No importa que tan sofisticado sea, lo importante es registrar lo siguiente: 1) La fecha de creación de la actividad, 2) prioridad de la actividad (alta, media, baja), 3) fecha de seguimiento, 4) notas documentando la actividad (ejm: llamada, correo, comentario, etc.)

• Lista de Control o Check List del Proyecto: Así como un piloto de avión debe usar una lista de chequeo previo a un despegue, sin importar cuanta experiencia tenga, igualmente el Project Manager debería usar una. La lista de control del proyecto es importante para asegurar de que se han realizado las acciones esenciales en el proyecto. Para los principiantes, la lista de chequeo puede incluir los nuevos puntos anteriores. Mantener la lista de control como portada del libro del Proyecto permitirá asegurarnos que las actividades esenciales sean realizadas. Nunca está demás hacer un doble chequeo nosotros mismos.

Nota: Este post asume que las habilidades personales son una parte importante de ser un Project Manager. La combinación de arte y ciencia hace a un buen Project Manager.

Versión en inglés en la siguiente dirección.