PM 101

“Papá, está quedando chévere la maqueta”

En el capítulo anterior, estaba en proceso de definir y entender el proyecto de la Maqueta de mi hijo. Se identificaron las expectativas de los stakeholders, los requerimientos, restricciones y supuestos del Proyecto. Dicho de otra forma se había creado una especie Project Charter. El siguiente paso sería definir el Alcance, Planificar y comenzar a construir.

Alcance del Proyecto
Se identificaron los siguientes entregables del Proyecto:

• Boceto de Maqueta a construir
• Listado de Materiales
• Plataforma y Torre de maqueta

Las actividades definidas para realizar los entregables fueron:

• Planificación de Proyecto
• Diseño de Maqueta
• Identificación y validación de Materiales
• Compra de Materiales
• Construcción de Plataforma
• Construcción de Torre
• Movilización de Maqueta
• Instalación de Maqueta

Proceso de Planificación La Planificación fue bastante sencilla. Teníamos cuatro días para realizar el proyecto y un equipo de dos personas. Se planificó lo siguiente:1 Día para las Actividades de: Planificación y Diseño de Maqueta 1 Día para Compra de materiales y construcción de Plataforma 1 Día para Construcción de la Torre El día final de Entrega e Instalación

Equipo de Proyecto
Inicialmente se asignaron dos recursos, pero debido a la identificación de los riesgos iniciales se estableció lo siguiente:

• Adicionar un recurso experto en realizar manualidades
• Adicionar un recurso experto en dibujos
• Tener un recurso de back up en el caso de necesidad

Diseño de Solución
Como parte del Proceso de diseño se realizó un boceto que sirvió para:

• Validar el diseño con el cliente
• Identificar los recursos y materiales
• Validar que cumplan los requerimientos y Alcance
• Como herramienta de comunicación para el equipo de proyecto

Procesos de Ejecución

• Para la ejecución se usó el Boceto del Proyecto y los entregables se atomizaron para ser asignados a cada recurso
• Cada recurso sabía su entregable asignado, los materiales con los que contaba y el tiempo estipulado
• Se realizaron constantes actividades de teambuilding y motivación para crear el ambiente adecuado
• El performance del proyecto fue el adecuado. Aunque hubo desfases en la primera jornada, se culminaron a tiempo las actividades.

Proceso de Control y Seguimiento

• Durante los Controles de Calidad, debido a las métricas obtenidas se identificaron errores de diseño generados por la falta de experiencia
• Ciertos materiales generaron problemas también lo que obligó a tomar medidas correctivas y reformular el diseño y trabajo asignado
• La utilización de balsa (provista por un colega) que era un recurso de back up terminó siendo una oportunidad para optimizar el tiempo de construcción.
• Se presentaron riesgos identificados como falta de experiencia, no presencia de recursos asignados, entre otros.
• Se realizaban constantes controles de costo y tiempo para determinar variaciones o posibles desviaciones.

Proceso de Cierre

• Se realizó la entrega del Proyecto
• Se solicitó aprobación por parte del cliente
• Se reutilizaron recursos materiales
• Se procedió al cierre administrativo y evaluación final de gastos

Lecciones Aprendidas

• Trabajar con niños es una experiencia muy interesante, pero requiere de actividades constantes de motivación, coaching, control, teambuilding, negociación, etc.
• La realización del Boceto sirvió para dejar en claro a todos los involucrados cómo sería la maqueta y qué se debían construir. Sirvió tanto para la aprobación inicial como en el proceso de construcción.
• Fue importante solicitar la participación activa de todo el equipo durante la construcción con aporte de ideas y soluciones a problemas.
• Todo el equipo debería tener experiencia o conocimiento del proceso de desarrollo del producto. En este caso eso fue un riesgo identificado que no se mitigó a tiempo.
• El Project Manager debe tener conocimientos del proceso de desarrollo, así como de experiencia en gestionar proyectos similares. Esto fue un riesgo identificado que se presentó, no se mitigó y tuvo como consecuencia la realización de un proyecto aunque a tiempo, no con la calidad esperada por el mismo Project Manager.
• En resumen, las expectativas de un stakeholder (del Project Manager) no se cumplieron a nivel de calidad.

Nota Final…
Estimada Profesora: Para el próximo año tendré en cuenta las lecciones aprendidas, las necesidades de capacitación en procesos de construcción y aplicaré el PMBOK a cabalidad. Además, hablaré con la Oficina de Proyectos (PMO) para que me envié a unos cursos intensivos de manualidades y afines.

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